Wat we met je gegevens doen.

Wie verantwoordelijk is

Verantwoordelijk voor de gegevens in deze verklaring (de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG) is:

DoorLetter

Vragen en verzoeken over je gegevens: hello@doorletter.com of het contactformulier.

Als je een brief stuurt

• Account: je e-mailadres en wachtwoord (het wachtwoord alleen versleuteld).
• Zoekprofiel: wat je zelf invult, zoals je naam, telefoonnummer, budget, wanneer je wilt verhuizen, wat je zoekt en een stukje over jezelf.
• Brieven: wat je schrijft, de adressen waar je brieven naartoe gaan en wanneer ze verstuurd zijn.
• Tegoed en betalingen: hoeveel brieven je hebt, wat je kocht en wanneer. Stripe verwerkt de betaling; wij zien geen kaartgegevens.
• Hoe je ons vond: bij je aanmelding bewaren we uit de bezoekstatistiek van die dag via welke site, zoekmachine, AI-assistent of campagne je binnenkwam en op welke pagina. Zo zien we welke kanalen werken. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

We gebruiken dit om je brieven te printen en te bezorgen, je account en tegoed bij te houden en je te mailen over je brieven. De grondslag is de overeenkomst met jou (AVG art. 6 lid 1 sub b), en voor de administratie onze wettelijke bewaarplicht (sub c).

Wat de eigenaar van je ziet

De eigenaar leest je brief, en ziet in de inbox je voornaam en je zoekprofiel: je budget in grote lijnen, je situatie, waar en wanneer je zoekt, wat voor huis je zoekt en wat je over jezelf schreef. Je volledige naam, e-mailadres en telefoonnummer ziet de eigenaar alleen als die daarvoor betaalt, en alleen voor de brief die je aan dat huis stuurde. Zo werkt DoorLetter: je schrijft juist om in contact te komen. Wil je dat niet, zet dan geen telefoonnummer in je profiel, of mail ons.

Als je een brief krijgt

Om een brief te bezorgen gebruiken we je adres. Dat komt van de afzender, die het intikt of op de kaart een huis kiest; de adressen op de kaart komen uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) van het Kadaster. We weten niet wie er woont en zoeken dat ook niet op. De grondslag is het gerechtvaardigde belang van de afzender en van DoorLetter om een eigenaar persoonlijk en met een echte reden te benaderen (AVG art. 6 lid 1 sub f).

Je kunt altijd bezwaar maken (AVG art. 21). Meld je af op doorletter.nl/unsubscribe met de code uit de brief of je adres, of mail ons. Je adres komt dan op onze blokkeerlijst en je krijgt via DoorLetter geen brieven meer.

Als je de inbox gebruikt

Open je de inbox met de code en de postcode, dan maak je een account met je e-mailadres en wachtwoord. Daarbij bewaren we wat je zelf toevoegt: je naam en telefoonnummer als je die invult, gegevens over je huis, en je antwoorden aan afzenders. De afzender ziet je gegevens niet: je antwoordt anoniem, tot je zelf iets deelt. De grondslag is de overeenkomst met jou.

Als je je huis zichtbaar maakt

Zet je zichtbaarheid aan, dan kleuren we je perceel op de kaart voor kopers als 'open voor een gesprek' en krijgen kopers met een zoekopdracht in de buurt een melding. Dat stopt vanzelf als de periode afloopt. De grondslag is de overeenkomst met jou.

Kaart en droomhuiszoeker

Op de kaart en in de droomhuiszoeker tonen we openbare gegevens over gebouwen: adres, bouwjaar en oppervlakte (BAG), het perceel (Kadaster), monumentstatus (Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed), het energielabel (EP-online) en voor de huizen die we tonen de WOZ-waarde (WOZ-waardeloket). We tonen geen namen van eigenaren. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om kopers te helpen een huis te vinden. Wil je dat je huis daar niet bij staat, mail ons dan.

Als je de site bezoekt

• Eigen bezoekstatistiek, zonder cookies: welke pagina, de site waar je vandaan kwam, campagnegegevens in de link, het soort apparaat en het land. Om bezoekers te tellen maken we elke dag een nieuwe, onomkeerbare code van IP-adres en browser; het IP-adres zelf slaan we niet op. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Beveiliging: om misbruik te stoppen tellen we kort hoe vaak een IP-adres bepaalde dingen doet, zoals codes invoeren. Die tellers verdwijnen na uiterlijk twee dagen. Foutmeldingen uit de browser bewaren we zonder je naam, e-mailadres of IP-adres, maximaal 90 dagen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Met je toestemming: Google Analytics (statistiek) en de Meta-pixel (advertenties). Geef je toestemming voor marketing, dan sturen we bij een aanmelding, brief of aankoop ook vanaf onze server een melding naar Meta, met je e-mailadres alleen in versleutelde (gehashte) vorm. Zonder toestemming gebeurt dit niet. Je wijzigt je keuze op de cookiepagina, via 'Cookies' onderaan elke pagina: zie het cookiebeleid.
• Kaarten en foto's: de kaart laadt tegels van OpenStreetMap en luchtfoto's van PDOK; de inbox toont een foto van het huis via Google Street View. Je browser haalt die rechtstreeks op, waardoor die partijen je IP-adres zien.

E-mail

We mailen je over wat je bij ons doet: je brief is verstuurd, een eigenaar heeft geantwoord, je aankoop, je herroeping. Daarnaast sturen we een paar tips en herinneringen, zoals een welkomstmail, een herinnering als je nog geen brief stuurde, een mail als het na twee weken stil is, een uitnodiging om een vriend een gratis brief te geven en meldingen voor je zoekopdracht. Dat doen we omdat je klant bij ons bent (art. 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet). Onder elke tip staat een link om je af te melden; dat werkt meteen.

AI bij het schrijven en controleren

Elke brief wordt voor het versturen gelezen door een AI-model (Claude, van Anthropic) dat controleert of er iets in staat wat niet mag. Gebruik je de schrijfhulp, dan krijgt het model ook het adres en wat je over jezelf invulde, om een concept te schrijven. Anthropic gebruikt die gegevens niet om zijn modellen te trainen. Een afgekeurde brief betekent alleen dat hij niet verstuurd wordt; je kunt Jiri altijd vragen er zelf naar te kijken.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens aan derden. Deze partijen verwerken gegevens voor ons, op basis van een verwerkersovereenkomst:

• Vercel: hosting van de site.
• Supabase: database en accounts.
• Stripe: betalingen.
• Pingen (Zwitserland) en PostNL: printen en bezorgen van brieven.
• Resend: verzenden van e-mail.
• Anthropic: AI voor de controle en de schrijfhulp.
• Google: Analytics (alleen met toestemming) en de Street View-foto in de inbox.
• Meta: de pixel en meldingen vanaf onze server, alleen met toestemming voor marketing.

Een deel van deze partijen zit buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten en Zwitserland. Dan zorgen we voor de waarborgen die de AVG vraagt: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals voor Zwitserland en het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de EU.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Account en zoekprofiel: zolang je account bestaat. Verwijder je je account in je instellingen, dan wissen we je account en je zoekprofiel.
• Brieven: zolang de eigenaar ze met de code kan lezen; daarom staat in de brief dat de code blijft werken. Ook als je je account verwijdert, blijven brieven die je al stuurde bij de eigenaar staan, met het e-mailadres waarmee je ze stuurde. Wil je dat ook dat weg is, mail ons.
• Blokkeerlijst: afgemelde adressen en e-mailadressen bewaren we zolang DoorLetter bestaat, anders kunnen we je afmelding niet respecteren.
• Betalingen, herroepingen en administratie: 7 jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.
• Bezoekstatistiek: maximaal 2 jaar; daarna verwijderen we hem automatisch.
• Beveiligingstellers: maximaal 2 dagen.
• Google Analytics: maximaal 14 maanden.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen, de verwerking laten beperken, je gegevens meenemen naar een andere dienst en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen e-mail met tips kun je altijd bezwaar maken, zonder uitleg. Toestemming voor cookies trek je in met 'Cookievoorkeuren' onderaan elke pagina. Stuur je verzoek naar hello@doorletter.com; je krijgt binnen een maand antwoord. Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Verbindingen met de site zijn versleuteld. Een inbox gaat alleen open met de code uit de brief en de postcode van het huis, en het aantal pogingen is beperkt. Alleen Jiri kan bij de beheeromgeving. Merk je iets wat niet klopt, mail ons dan.

Minderjarigen

DoorLetter is voor mensen van 18 jaar en ouder. Merken we dat we gegevens van een minderjarige hebben, dan verwijderen we die.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan en zetten we de datum bovenaan bij. Wezenlijke wijzigingen mailen we je.